校字〔2020〕12號
為進一步提高研究生教育管理水平，加強和規范研究生檔案建設，確保我校研究生管理檔案的齊全完整、準確和系統，根據國家教育部《普通高等學校檔案管理辦法》、《中華女子學院檔案管理辦法》（校字[2016]80號）等有關規定，結合學校研究生教育、學科學位點建設的發展現狀，按照“明確目標，清晰職責，規范管理，加強服務，協同配合，提高效率”的原則，制定本辦法。
一、 檔案的歸檔范圍
研究生處及研究生培養院系教學文件材料形成部門均為立卷歸檔單位，負責本單位在教學、學生管理過程中形成的具有保存、利用價值的教學、學生文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。存檔的文件、材料按學科專業、性質、特點由文件材料的形成部門收集后移交部門兼職檔案員，按照學校檔案管理辦法，進行立卷并定時向學校檔案中心移交。各科室整理檔案人員應認真貫徹執行《保密法》和《檔案法》等，嚴格執行學校檔案管理辦法和有關規章制度，掌握檔案管理工作的基本技能，遵守黨和國家的保密規定，維護檔案安全。
各部門必須明確分工，并做好電子文本歸檔和紙質文本歸檔的配套工作。
（一）研究生處綜合管理檔案
在研究生處綜合管理過程中產生的材料，根據學校檔案規定的保管期限及要求，由研究生處相應的科室負責整理相關材料：
1.上級下達的有關研究生處綜合管理工作的文件;
2.學校關于研究生處綜合管理的報告及上級批復;
3.研究生處工作計劃、總結、大事記;
4.研究生處組織機構沿革;
5.研究生教育工作簡報;
6.研究生處綜合管理的各種匯編材料;
7.研究生處的校字發文和校研字發文；
8.其他需要存檔的文件。
（二）研究生招生管理檔案
在研究生招生管理過程中產生的材料，根據學校檔案規定的保管期限及要求，由研究生招生管理的科室負責整理相關材料：
1.上級下達的有關研究生招生管理工作的文件；
2.學校關于研究生招生管理的請示、報告及上級批復；
3.招生簡章、復試錄取辦法等對外公布的招生文件；
4.學校關于研究生招生的制度；
5.歷年研究生招生計劃及招生計劃下達文件；
6.歷年研究生錄取名單；
7.歷年研究生考試試題；
8.其他需要存檔的文件。。
（三）研究生學籍管理檔案
在研究生學籍管理工作過程中產生的材料，根據學校檔案規定的保管期限及要求由研究生處學生科負責整理相關材料：
1.上級、本校關于研究生學籍管理的文件；
2.碩士生研究生名冊；
3.學位生名冊；
4.研究生學籍變更材料（需附已修課程的成績）；
5.研究生違紀、違法的處分決定及材料（開除、退學等需附已修課程的成績）；
6.其他需要存檔的文件。
（四）研究生學科學位檔案
在學位授予、學位點建設和學位信息工作過程中產生的材料，根據學校檔案規定的保管期限及要求由研究生處學位管理的科室負責整理相關材料：
1.上級下達的有關學科學位工作的文件；
2.學校關于學科學位工作的報告及上級批復（含研究生教育的發展規劃、工作計劃、工作總結、文件、大事記、會議記錄等）；
3.學校有關學科學位方面的制度文件；
4.社會工作碩士學位評定分委員會換屆、人員調整通報；
社會工作碩士學位評定分委員會會議材料；
5.學科學位點建設材料（含申報學位授權點、授予單位材料、含學位點評估等材料）；
6.校學位評定委員會及各學位評定分委員會通過的歷屆研究生授予碩士學位名單及匯總表；
7.學位質量評估檢查材料（含特需項目申報、中期考核、驗收等材料）；
8.在學位工作中形成的其他有關文件；
9.研究生個人學位授予材料（含學位申請書、論文評閱書、論文答辯會議記錄和決議書、學位論文、授予決定，已合并在研究生畢業培養檔案里，見附件1《中華女子學院研究生 屆畢業培養檔案一覽表》）;
10 .其他需要存檔的文件。
（五）研究生培養管理檔案
研究生培養工作中產生的檔案，根據學校檔案規定的保管期限及要求具體由研究生處培養科負責整理相關材料：
1.上級機關下達的有關研究生教育、教學工作指令性、指導性文件；
2.研究生培養過程涉及的重要活動、報告、總結及上級批復；
3.研究生教學方面的決定及規章制度；
4.研究生碩士導師選聘的相關材料及名冊；
5.研究生各專業培養方案；
6.研究生每學年學期課程表；
7.研究生教材審核的相關材料；
8.研究生教學成果相關材料；
9.研究生在校期間培養檔案（含研究生登記表、師生互選、培養計劃、開題報告、中期考核、畢業成績單等，見附件1）；
10.旁聽生的名冊和成績登記表;
11.其他需要存檔的文件。
（六）研究生學生管理檔案
研究生學生管理工作中產生的檔案，根據學校檔案規定的保管期限及要求具體由研究生處學生科負責整理相關材料：
1.上級、本校關于研究生黨建和思想政治工作的通知、規定及評比材料；
2.研究生入學教育、思想教育計劃、總結；
3.有關學生管理的工作計劃、總結、年鑒；
4.關于研究生工作的請示、報告及重要的批示；
5.上級、本校關于研究生培養機制、勤工助學、資助體系的通知、規定；
6.各類獎學金的評選通知、上報材料、評選結果；
7.市級和校級優秀畢業研究生的評選通知、上報材料、評選結果及名單；
8.本校舉辦的全國性研究生競賽規則、競賽獲獎名冊、頒獎會會務資料、領導賀信、講話和代表發言材料及聲像材料；
9.研究生學生黨支部的成立、換屆改選、黨員發展、黨組織活動的過程性記錄和材料;
10. 其他需要存檔的文件。
（七）研究生畢業管理檔案
研究生學生管理工作中產生的畢業生相關檔案。其中學生在校期間根據學校檔案規定的保管期限及要求具體由研究生處學生科負責整理相關材料。保證學生學籍檔案的完整（詳見研究生學生檔案清單），并做好相關檔案保密工作。
學生畢業離校時根據上級部門關于畢業生檔案離校要求進行統籌安排，將學生畢業檔案和學生黨員個人發展檔案轉出到相應的接受單位和組織。
（八）研究生國際交流檔案
研究生國際交流相關事項中產生的檔案，根據學校檔案規定的保管期限及要求，具體由研究生處MSW教育中心負責整理相關材料：
1.國際交流事項的官方資料，包括活動介紹、官方邀請函等；
2.上級機關下達的有關研究生國際交流方面的指令性、指導性文件；
3.研究生國際交流申報過程記錄，包括學生申請材料、相關部門或組織的審議結果及上級批復；
4.研究生參加國際交流活動的過程記錄和總結報告;
5.其他需要存檔的文件。
（九）研究生專業碩士實習實踐檔案
研究生專業碩士實習實踐過程中產生的檔案，根據學校檔案規定的保管期限及要求，具體由研究生處MSW教育中心負責整理相關材料：
1.按學生年級，依照“中華女子學院MSW研究生實習檔案目錄清單”（參見附件5），形成實習報告，一生一冊
2.研究生實習學生手冊及督導手冊；
3.研究生實習機構、機構督導相關材料及名冊；
4.上級機關下達的有關研究生實習實踐方面的指令性、指導性文件；
5.研究生實習實踐過程涉及的重要活動、報告、總結及上級批復；
6.研究生實習、實踐教學方面的決定及規章制度;
7.其他需要存檔的文件。
（十）研究生培養院系檔案
研究生培養院系在教學、學生管理過程中形成的過程性和結果性材料，根據學校檔案規定的保管期限及要求由研究生培養院系負責收集、整理、存檔相關材料：
1.研究生管理過程涉及的重要活動（含申報學位授權點、專家建設等）、報告、會議、總結及上級批復；
2.培養院系關于研究生教育的發展規劃、工作計劃、工作總結、規章制度、工作條例、文件、大事記、會議記錄、調查報告等；
3.院系招生管理類檔案；
4.教學運行檔案（開課計劃、課表、教材選用表、期末考試安排表、開題安排、中期考核安排、學位論文答辯安排及學位申請匯總等）；
5.研究生培養過程所有檔案（師生互選、培養計劃、開題報告、中期考核、實習實踐、畢業成績單、含學位申請書、論文評閱書、論文答辯會議記錄和決議書、學位論文從預答辯到定稿各環節電子版及相關紙質版等，存檔清單詳見附件2）；
6.研究生課程檔案（根據《中華女子學院研究生課程管理辦法（試行）》，存檔清單詳見附件3）；
7.研究生學生管理檔案（獎懲助貸補、心理、學生活動等）；
8.研究生校內外導師管理的所有檔案（各類申請表、公示、審批材料，崗位變動的過程性記錄，存檔清單詳見附件4）；
9．研究生導師指導學生的過程性材料（含學生思想、心理、就業的指導過程）;
10.其他需要存檔的文件。
二、檔案立卷注意事項及管理移交程序
（一）立卷歸檔注意事項
按照學校檔案中心的規定，立卷歸檔按下列要求辦理：
1.參照《中華女子學院檔案歸檔范圍和保管期限表》和部門本年度工作計劃建立預立卷，并確定好保管期限；
2.文書檔案按一事一卷立卷，可分卷,每卷不超過50頁;學籍、培養類檔案按照學校和研究生處相應規定進行存檔。
3.成冊的材料需單獨立卷，不要與相關材料放在一卷。
4.立卷歸檔的案卷標題要擬寫準確，案卷封面應填寫完整，書寫要工整、規范。歸檔的文件材料必須字跡清楚端正，格式統一，簽字蓋章手續完備。
5.卷內密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批復在前、請示在后的要求排列。卷內文件排列合理（可按時間、問題排），不同年度和學年度的文件材料一般不得放在一起立卷。按照卷內文件排列順序，依次在右上角或左上角加蓋頁號，無論單面或雙面，凡有文字，均應編號。卷內文件應去除金屬物，分別用不銹鋼訂書針裝訂。案卷裝訂要結實、整齊、無落頁。
6.督促有關人員做到用筆規范，凡屬長期和永久保存的文件，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙。
（二） 嚴格移交手續
1.需學校存檔的檔案（見清單）經學校檔案中心檢查合格后，按照學校檔案管理要求，進行操作存檔。部門自行從學校檔案系統打印案卷移交目錄，請部門主管檔案工作的領導在移交目錄右上角簽字同意移交，部門檔案員到檔案中心辦理移交。
移交目錄一式兩份，部門和檔案中心各持一份。涉及到崗位人員交接時，檔案工作人員調離學校、短期離職或調換工作崗位時，須辦理檔案交接手續后離開，個人不得擅自帶走或者隨意銷毀文件材料，移交清單需部門和移交相關人員各持1份。
學籍檔案與文書檔案一樣需錄入到系統，經檔案中心檢查合格后打印案卷移交目錄，由領導簽字后到檔案中心辦理移交。
2.需研究生處和培養院系存檔的檔案，由本部門研究生工作人員按照檔案立卷要求歸檔保存，工作人員發生變動時，由院系負責人安排相關人員做好交接手續，研究生處將組織教學督導定期檢查檔案保存情況。
三、歸檔時間
研究生處及研究生培養院系按每年度歸檔1次，管理性文件材料于次年5月左右歸檔（根據學校檔案中心的統一要求）；各學院（系、所）按學年度于次年寒假前（1月底）歸檔。研究生培養檔案(含學位論文及其它學位授予材料）按授予學位時間歸檔。
各歸檔部門是否根據檔案中心下發的歸檔時間安排按時歸檔。按期歸檔，或遇有歸檔不齊全或質量問題，在檔案中心要求的時限內將有關檔案補回的視為按期歸檔；未按期歸檔并拖延時間未歸檔的，視為未按期歸檔和未歸檔。
本辦法由研究生處負責解釋，自發布之日起施行。以往有關規定與此不一致的，以本辦法為準。
